A caducidade do orçamento descreve a prática de restringir o uso de orçamentos monetários a um determinado período, geralmente um ano ou trimestre fiscal. Este mecanismo permite uma melhor forma de monitorar os gastos dos orçamentos atribuídos, fornecendo um horizonte de tempo finito para as atividades de gastos e é uma importante medida de desempenho organizacional. Ao recompensar o cumprimento do orçamento, ele influencia e controla o comportamento de gastos dos funcionários e é uma ferramenta essencial para o gerenciamento de custos.
A caducidade do orçamento também garante que os fundos fornecidos para um determinado período de tempo sejam usados durante esse período. Se uma empresa define uma estratégia de médio prazo de 5 anos com metas de crescimento esperadas por ano e atribui orçamentos de acordo, o consumo desses orçamentos precisa seguir o plano original para garantir que essa estratégia seja suportada. Gastos excessivos ou insuficientes de orçamentos por unidades de negócios individuais podem afetar a estratégia devido a dependências organizacionais existentes. Além disso, para programas plurianuais, a atribuição de orçamentos anuais pode fornecer uma indicação precoce de excessos de custos e fornecer informações úteis para decisões de gerenciamento.
No entanto, essa prática pode promover um comportamento indesejável dos funcionários. O fato de que os orçamentos não gastos expiram pode encorajar os gerentes a gastar o orçamento restante em itens desnecessários no final de um período devido ao pensamento “use-o ou perca-o”. Outra possibilidade pode ser que os fundos restantes sejam fornecidos a outras unidades de negócios que possam precisar do dinheiro. Embora esta seja a melhor alternativa, ela falsificaria os resultados operacionais da unidade de negócios beneficiada e poderia levar a decisões administrativas incorretas.
A principal razão para consumir completamente os orçamentos atribuídos pode, no entanto, ser o processo de planejamento orçamentário subjacente. Muitas empresas consideram o valor gasto em períodos anteriores como base para orçamentos futuros. Se um orçamento atribuído não for usado no período atual, isso poderá resultar em um orçamento menor no futuro. Dada a incerteza das necessidades futuras de gastos, os gerentes tenderão a usar o orçamento existente para estar na melhor posição possível, com o maior orçamento possível, no futuro. Mesmo para empresas em crescimento, o impacto de possíveis reduções orçamentárias levará a tais reações. Supondo que uma empresa planeje crescer 5% durante o próximo ano, o orçamento anual pode ser definido como o valor gasto no ano anterior mais um aumento adicional de 5%. Os gerentes que estão cientes desse método orçamentário simplificado podem temer que possam receber fundos futuros menores do que a taxa de crescimento esperada e, portanto, sintam-se motivados a usar o orçamento atribuído. Como mostram esses exemplos, a caducidade orçamentária combinada com um processo orçamentário simplificado não parece favorecer a parcimônia. Além disso, ao longo do tempo, tais processos justificariam aumentos de custos de acordo com os aumentos de receita da empresa, embora um aumento de custos proporcional não se justifique. Mesmo durante períodos de crescimento constante, os custos da empresa podem variar ou mesmo diminuir (por exemplo, devido a custos iniciais mais altos, custos de etapa) e devem ser analisados com cuidado.
No entanto, existem possibilidades de evitar essas armadilhas. Uma opção é monitorar os padrões de gastos e exigir aprovação e justificativa adicionais para as atividades de gastos no final do ano. Essa medida pode ajudar a reduzir gastos desnecessários, mas eventualmente os gerentes podem ajustar seu comportamento de gastos para evitar picos de fim de ano e contornar as restrições de fim de ano. Outra opção é mudar a abordagem de planejamento orçamentário para certas categorias de custos para um método mais sofisticado, pelo menos de vez em quando, para “reiniciar” os orçamentos e evitar aumentos crescentes de custos. As informações externas sobre o mercado ou a indústria e as atividades de benchmarking podem apoiar essa tarefa.
Além disso, o uso da adesão ao orçamento como uma medida de desempenho individual na gestão de recompensas precisa ser avaliado com cuidado. Gastos excessivos devem ser evitados devido ao impacto no resultado final, no entanto, um processo de exceção deve ser definido e comunicado para revisar e aprovar necessidades orçamentárias adicionais. O gasto insuficiente não deve ser recompensado devido a possíveis efeitos nos planos de crescimento da empresa e impacto negativo na satisfação dos funcionários.
A caducidade orçamentária é um importante recurso contábil necessário para monitorar e controlar os gastos e seus benefícios parecem superar as possíveis desvantagens. Existem métodos para evitar o uso indevido e o desperdício, mas eles podem ser caros e ainda permitir brechas. A melhor abordagem para criar o comportamento desejado é educar os funcionários sobre o impacto que as ações individuais podem ter nos resultados da empresa, incentivar o pensamento empreendedor e ter uma comunicação aberta sobre os tópicos orçamentários.
Autor: Achim A Hecker
